ก่อนอื่น เราจะต้องเข้าใจก่อนน่ะว่า คำว่า Zip File นั้นเป็นอะไร จากการที่ได้อ่านหลายตำรา พอที่จะสุรปว่า มีโปรแกรมที่สามารถจัดการเกี่ยวกับการ Zip File ได้ เช่น โปรแกรม WinRAR 3.50 หรือ WinZip โดย File ที่ได้จะมีนามสกุล .ZiP ซึ่งจะช่วยในเรื่องดังนี้
1. ช่วยบีบอัดข้อมูลหลาย ๆ File อยู่ใน File เดียวกัน
2. เมื่อบีบอัดข้อมูลแล้ว สามารถแตก File ได้ออกมา
ได้เหมือนต้นฉบับเดิม โดยข้อมูลคงเดิม
3. ช่วยส่งข้อมูลทางระบบ E-mail ด้วยการ attached
File เพียง File เดียวด้วย นามสกุล .Zip แทนการ
attached File หลาย ๆ ครั้ง ซึ่งจะทำให้เสียเวลา
4. ผู้รับสามารถคลิก File ที่มีนามสกุล .Zip ก็สามารถ
แตก File ออกมาได้อย่างง่าย และรวดเร็ว
5. กรณีที่ข้อมูลมีหลาย Folder ในแต่ละ Folder มี File
หลาย ๆ File และในแต่ละ Folder มีการ link File
เพื่อจัดการข้อมูลในภาพรวมคณะฯ เช่น กรณีการ
รายงาน ก.พ.ร หากเราจะตัดส่งทีละ File แน่นอนเลย
ที่จะไม่ได้ข้อมูลในภาพรวมคณะ ซึ่งจุดนี้เองที่จะ
สามารถแก้ไขปัญหาได้ คือ การจัดทำ Zip File
นั้นเอง และที่สำคัญ สามารถนำขึ้น Web site
ได้อย่างง่าย สะดวกรวดเร็วด้วย